W dobie globalizacji i ciągłego rozwoju międzynarodowych relacji biznesowych, tłumaczenie dokumentów staje się niezbędnym elementem współpracy pomiędzy firmami z różnych krajów. Przekazywanie pism i umów sporządzonych w różnych językach rodzi konieczność zachowania poufności informacji – a to z kolei jest wyzwaniem dla biur tłumaczeń. W tym artykule przedstawiamy kluczowe aspekty związane z ochroną poufności informacji podczas przekładania dokumentów biznesowych na język docelowy.
Przykłady dokumentów wymagających zachowania poufności
Wśród dokumentów biznesowych, które mogą wymagać zachowania poufności ze strony biura tłumaczeń, można wymienić umowy handlowe, sprawozdania finansowe, analizy rynkowe, plany biznesowe czy dokumenty techniczne. W przypadku takich materiałów kluczowe jest zabezpieczenie informacji przed nieuprawnionym dostępem oraz kontrola osób mających do nich dostęp.
Umowa NDA jako podstawa ochrony poufności
Zawarcie umowy o nieujawnianiu informacji (NDA) pomiędzy klientem a biurem tłumaczeń jest jednym z podstawowych mechanizmów ochrony poufności. Umowa ta określa zakres informacji uznawanych za poufne oraz zobowiązuje tłumacza do ich niewykorzystywania i nieujawniania osobom trzecim. W przypadku naruszenia tych postanowień autor przekładu może ponieść odpowiedzialność prawną i finansową.
Obowiązki wynikające z przepisów prawnych
Tłumacz przysięgły jest zobowiązany do przestrzegania przepisów dotyczących ochrony poufności informacji. W Polsce obowiązują przepisy regulujące działalność przedstawicieli tej profesji. Ustawa o zawodzie tłumacza przysięgłego z 25 listopada 2004 nakłada na nich obowiązek zachowania tajemnicy zawodowej – co obejmuje również poufne informacje zawarte w przekładanych dokumentach biznesowych. Naruszenie tajemnicy zawodowej może skutkować odpowiedzialnością karną i zawodową dla tłumacza.
Ostrożność przy używaniu tłumaczenia maszynowego i innych oprogramowań
Korzystanie z ogólnodostępnych narzędzi, takich jak Google Translate, może stanowić zagrożenie dla poufności informacji. Tego rodzaju aplikacje mogą przechowywać dane wprowadzone przez użytkowników — a to oznacza niestety, że dane te mogą zostać przypadkowo ujawnione. W biurach tłumaczeń powinno się unikać korzystania z tego rodzaju narzędzi, szczególnie w przypadku przekładu dokumentów wymagających zachowania poufności.
Sprawa wygląda podobnie w przypadku korzystania z innych darmowych i ogólnodostępnych oprogramowań, które mogą potencjalnie narazić poufne informacje na wyciek. Należy zwracać uwagę na ustawienia prywatności i zabezpieczenia danych w programach używanych do tłumaczenia oraz przechowywania plików.
Zabezpieczanie komunikacji z klientem
W celu ochrony poufności informacji, tłumacze przysięgli powinni również dbać o bezpieczeństwo komunikacji z klientem. Biura tłumaczeń w Katowicach, które współpracują z klientami z innych części świata, mogą korzystać na przykład z szyfrowanych kanałów komunikacji, takich jak e-mail zabezpieczony hasłem czy usługi chmurowe oferujące dodatkowe warstwy ochrony danych. Ponadto, warto unikać przesyłania poufnych dokumentów za pośrednictwem niezabezpieczonych sieci Wi-Fi czy platform komunikacyjnych o wątpliwej reputacji.
Ochrona poufności informacji podczas pracy nad dokumentami biznesowymi jest kluczowym aspektem pracy tłumacza przysięgłego. Warto zwrócić uwagę na zawarcie umowy NDA pomiędzy biurem a zleceniodawcą, przestrzeganie obowiązków wynikających z prawa oraz ostrożność przy korzystaniu z narzędzi i oprogramowań tłumaczeniowych. Tylko wtedy można zapewnić klientom pełne bezpieczeństwo przekazywanych im informacji.